Aviso de privacidad

1. Identidad y domicilio del responsable

DM Software, con domicilio en Calle Nayarit 2901, C.P. 36057, Ciudad de México, México, es responsable del tratamiento de tus datos personales, en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada el 20 de marzo de 2025, y de las demás disposiciones que resulten aplicables.

Opera el servicio bajo la marca iNoddo, con Registro Federal de Contribuyentes XAXX010101000.

Para cualquier asunto de privacidad, incluido el ejercicio de tus derechos, puedes dirigirte a nuestro Departamento de Datos Personales en [email protected].

2. A quién se dirige este aviso

Este aviso se dirige a tres grupos de personas, y no dice lo mismo para todos:

• Quien tiene una cuenta y quien participa en un espacio de trabajo como miembro. Respecto de sus datos, el responsable somos nosotros, y eso es lo que describen los apartados 3 y 6 en adelante.
• Quien visita el sitio público sin tener cuenta. Respecto de los datos de navegación y medición, el responsable somos nosotros: ver los apartados 10, 11 y 12.
• Quien aparece en la instancia de Odoo de un cliente, contesta uno de sus portales o formularios de empleo, responde a un levantamiento, lee un documento que un cliente le comparte, por enlace o invitándolo por correo, o ve el video de una demo que un cliente comparte por enlace. Respecto de esos datos, el responsable es el cliente que usa el Servicio y nosotros solo somos su encargado: ver los apartados 4 y 5.

3. Qué datos personales tratamos

Como titular de una cuenta o miembro de un espacio de trabajo, tratamos:

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico y, si la proporcionas, empresa, área y cargo.
• Datos de autenticación: contraseña almacenada de forma cifrada e irreversible, y los datos de tus sesiones abiertas.
• Credenciales de conexión a tu instancia de Odoo: dirección, base de datos, usuario y clave o contraseña, almacenadas cifradas.
• Si conectas GitHub para usar el Desarrollador: la cuenta u organización donde instalaste la aplicación de iNoddo, el usuario de GitHub que la autorizó, y los repositorios que vinculas con sus ramas. El acceso lo da esa aplicación con permisos temporales; no guardamos en nuestra base ningún token de acceso.
• Datos de uso: bitácoras técnicas, dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, acciones dentro de la aplicación y consumo de créditos.
• Datos de procedencia de la campaña, si llegaste desde un anuncio y autorizaste la medición: el identificador del clic que añade el buscador o la red social a la dirección, y los parámetros de campaña. Sirven para saber qué anuncio funcionó, no para perfilarte.
• Datos de facturación: los necesarios para emitir comprobantes, incluido tu domicilio fiscal. Los datos de tu tarjeta los trata directamente el procesador de pagos; nosotros no los almacenamos ni los vemos.
• Contenido que introduces: tus preguntas, instrucciones y conversaciones dentro del Servicio, los archivos que adjuntas y los documentos que creas o editas —su texto, las imágenes que subes y sus versiones, con quién hizo cada una—, y los videos de las demos que decides compartir, con sus subtítulos y capítulos. Si ese contenido incluye datos de terceros, los tratamos como encargados del cliente, conforme al apartado 4.
• Comunicaciones con nosotros: los mensajes de soporte, los reportes de fallo y lo que en ellos incluyas.
• Tu voz, únicamente si activas el modo Conversación: ver el apartado 8.

Datos personales sensibles. No solicitamos datos sensibles ni son necesarios para prestarte el Servicio, con una excepción que conviene declarar sin rodeos: la voz que se capta en el modo Conversación puede considerarse un dato biométrico y, por tanto, sensible. Ese tratamiento se describe aparte, en el apartado 8, y solo ocurre si tú activas ese modo.

Fuera de ese caso, te pedimos que no introduzcas datos personales sensibles —de salud, origen étnico, creencias, afiliación sindical, vida sexual y análogos— ni propios ni de terceros, en las conversaciones, en los archivos que adjuntes, en los portales que publiques ni en los levantamientos que compartas.

No recabamos tus datos de fuentes distintas de ti mismo, salvo los que nos proporcione quien te invite a un espacio de trabajo para poder cursarte la invitación.

4. Los datos de terceros que tratamos por cuenta de un cliente

Cuando un cliente usa el Servicio, tratamos datos personales de terceros que no son suyos ni nuestros: de sus clientes, sus proveedores, sus empleados o sus candidatos. Esto ocurre, en particular, por estas vías:

• los datos que ya residen en su instancia de Odoo, que el Servicio consulta o modifica por su instrucción, y las copias que de ellos quedan en el registro de operaciones descrito en el apartado 5;
• los que capturan personas ajenas en los portales y en los sitios de empleo que el cliente publica. De los portales conservamos el texto de cada envío, sin los archivos, y el correo de quien pide acceso, aunque no figure en su instancia; de los sitios de empleo, el nombre, el correo y el teléfono de quien se postula y una huella (hash) de su dirección IP, que no guarda la dirección tal cual pero sigue siendo un dato personal. Los conservamos para que el cliente pueda acreditar qué se recibió, para diagnosticar un alta que falle y para proteger sus portales frente a envíos abusivos;
• los que escriben quienes contestan un levantamiento: su nombre, su correo, su área, su cargo y lo que respondan sobre cómo trabajan, que el Servicio procesa con un modelo de inteligencia artificial para proponerles preguntas de seguimiento y para redactar el plan de trabajo, donde sus respuestas pueden citarse con su nombre, su cargo o la parte de su correo anterior a la arroba; los de quienes leen ese plan: su nombre, su correo, sus comentarios —que el Servicio también procesa con inteligencia artificial para corregirlo— y, si lo validan, su nombre y la fecha; y, de unos y otros, un registro de accesos con una huella (hash) de su dirección IP;
• los de quienes leen un documento que el cliente comparte fuera de su espacio de trabajo: de las personas a las que invita por correo, su correo y los códigos de acceso que les enviamos, que guardamos transformados en una huella (hash) y caducan a los pocos minutos; y, de quienes lo abren o intentan abrirlo, un registro de accesos con una huella (hash) de su dirección IP. Los usamos para dar y retirar el acceso al documento, para protegerlo frente a intentos de acceso abusivos y para mostrar a quien lo compartió y al titular de la cuenta cuántas veces y cuándo se abrió por última vez cada enlace, y cuándo abrió el documento por última vez cada persona invitada;
• los que aparecen en el video de una demo que el cliente comparte: lo que mostraba la pantalla de su instancia de Odoo —nombres, importes y demás datos de sus clientes, empleados o proveedores—, con la narración y los subtítulos; y, de quienes lo abren, las bitácoras técnicas de nuestro servidor web: su dirección IP, su navegador, la dirección que piden —que incluye el enlace— y la hora, que guardamos por seguridad durante el plazo de las bitácoras técnicas;
• los que contenga el código de los repositorios que el cliente vincula y que el Desarrollador lee y modifica por su instrucción, como los de los archivos de datos de un módulo;
• el correo —y el nombre, cuando lo tenemos— de las personas a las que el cliente escribe a través del Servicio: los destinatarios de sus reportes, los contactos a los que escribe desde los Paneles, las personas a las que invita a un levantamiento y aquellas a las que envía su plan en PDF;
• los que el cliente y sus miembros incluyen en sus peticiones, conversaciones y documentos, en los archivos que adjuntan o en lo que dictan en el modo Conversación, y los que el Servicio toma de su instancia para mostrarlos en respuestas, tableros, alertas, el brief y los reportes.

Respecto de todos esos datos, el responsable del tratamiento es el cliente y nosotros actuamos como encargado: los tratamos únicamente por su cuenta, conforme a sus instrucciones —las que describe el apartado 5— y con la única finalidad de prestarle el Servicio. No los usamos para finalidades propias: no los vendemos, no entrenamos modelos con ellos y no elaboramos con su contenido perfiles ni estadísticas. Solo los comunicamos al propio cliente y a sus miembros —incluido quien lo fue, respecto de lo que produjo mientras lo era, hasta que el cliente nos pida suprimirlo—; a los encargados del apartado 10; a los destinatarios que el cliente indica, que son su propia instancia de Odoo, su repositorio de GitHub, las personas a las que escribe a través del Servicio, las personas a las que da acceso a sus portales, que ven los registros de su instancia que el portal les muestra, y las personas con las que comparte un documento —cualquiera que tenga el enlace, si lo comparte por enlace público— o el video de una demo —cualquiera que tenga el enlace—, que ven lo que contienen; a la autoridad competente que los requiera de forma fundada y motivada, avisando al cliente cuando la ley lo permita; y, si cedemos el contrato conforme a la cláusula 27 de los términos y condiciones, a quien nos suceda en la prestación del Servicio, que quedará sujeto a estas mismas obligaciones.

Como encargados nos obligamos a: tratar esos datos solo conforme a las instrucciones del cliente; no comunicarlos fuera de los casos del párrafo anterior; guardar confidencialidad; aplicar las medidas de seguridad descritas en este aviso; y, al terminar la relación, suprimirlos salvo obligación legal de conservarlos.

Corresponde al cliente, como responsable, contar con la base legal y poner a disposición de esas personas su propio aviso de privacidad —incluidas las que contestan un portal, un formulario de empleo o un levantamiento— y atender los derechos que ejerzan ante él. Si alguna de esas personas nos escribe directamente, le indicaremos que se dirija al cliente y, si por lo que nos diga podemos identificar de qué cliente se trata, trasladaremos a este su solicitud sin demora. No buscaremos sus datos en las instancias de nuestros clientes para averiguarlo. Si el cliente no puede corregir o suprimir desde la aplicación los datos de una persona concreta, como las respuestas de un participante en un levantamiento, puede pedírnoslo y lo haremos.

Los portales y los levantamientos son herramientas para capturar operaciones y describir procesos de trabajo. No están pensados para datos personales sensibles, y pedimos a los clientes que no los soliciten en las preguntas que añadan ni permitan que se introduzcan en las respuestas: si un portal o un levantamiento toca salud, nómina o desempeño de personas identificadas, esa decisión y sus consecuencias son del cliente como responsable.

Conviene señalar un matiz de la ley vigente: desde 2025, la definición de responsable alcanza también a quien trata datos sin decidir sobre el tratamiento, de modo que un encargado puede quedar sujeto a obligaciones propias. Eso no altera el reparto de papeles pactado con el cliente ni las instrucciones bajo las que tratamos su información.

5. Qué hace el Servicio en tus sistemas y por encargo tuyo

Este apartado se dirige a quien tiene una cuenta. En resumen: el Servicio lee tu Odoo para responderte y para los trabajos que programas; escribe en él cuando ejecutas una acción, cuando se aprueba un plan o cuando alguien envía uno de tus formularios públicos; escribe código solo en ramas propias de tus repositorios de GitHub y nunca lo fusiona por sí mismo; envía los correos que configuras; y parte de ese trabajo sigue en marcha aunque cierres la aplicación. Lo detallamos porque muchas de esas operaciones tratan datos personales de terceros por encargo tuyo (apartado 4). Si tus datos están en el Odoo de un cliente nuestro, quien decide sobre ellos es ese cliente: dirígete a él. Cuando este apartado habla de ti en relación con los datos de la instancia, se refiere al cliente —en un espacio de trabajo, a su titular—, que es el responsable; los miembros actúan por cuenta de él.

El Servicio actúa por una instrucción tuya o de un miembro de tu espacio de trabajo, y hace además las operaciones auxiliares que esas instrucciones requieren y que este apartado describe: lecturas técnicas, reintentos, el guardado de un trabajo a medias y la limpieza de lo que él mismo creó. Cuenta como instrucción:

• lo que configuras: la instancia que conectas y el usuario de Odoo con el que la conectas, las secciones a las que accede cada miembro, los portales, sitios de empleo y levantamientos que publicas o compartes, las alertas, el brief y los reportes programados con sus destinatarios, y los repositorios que vinculas;
• lo que pides: cada acción que ejecutas en la aplicación y cada petición que escribes;
• lo que se aprueba: un plan del Implementador; el plan maestro de una implementación por fases, cuyas fases, objetivos y tope de créditos son la instrucción para cada paso que el Servicio planifique y ejecute dentro de ellos; y cada encargo que se hace al Desarrollador.

El alcance lo fijas tú. En tu instancia, el Servicio actúa con los permisos del usuario de Odoo que eliges: puede leer y escribir lo mismo que ese usuario, y nada más; si es un administrador, el alcance no tiene límites. Te recomendamos un usuario dedicado, con los permisos mínimos que requieran las funciones que uses. Todo lo que tú y tus miembros hagan a través del Servicio figura en Odoo como hecho por ese usuario.

En GitHub, la aplicación de iNoddo pide permiso para leer y escribir el código y las solicitudes de cambio, y para leer el resultado de las compilaciones y comprobaciones, en los repositorios que eliges al instalarla; si eliges todos los de la cuenta, el permiso alcanza a todos, también a los que crees después. El Servicio lee y escribe código solo en los repositorios que vinculas a una conexión; de los demás consulta únicamente su nombre y sus ramas, para que elijas cuál vincular, y, si la instalas en una organización, comprueba con tu autorización que los administras. GitHub le envía avisos de todos esos repositorios: el Servicio usa solo los que se refieren a la instalación, a los repositorios vinculados y a su propio trabajo, y de cada aviso guarda únicamente su identificador, su tipo y la instalación, durante treinta días.

En tu instancia de Odoo, el Servicio:

• Lee. El Analista, los tableros, los Paneles, las aplicaciones de CRM, Soporte, Reclutamiento y Cobranza, el explorador de la instancia, los portales y los trabajos programados consultan tu instancia; el Analista se limita a consultar. Además, el Servicio hace lecturas técnicas: al conectar comprueba la versión y las credenciales —y, si no indicas la base de datos, consulta cuáles hay en el servidor—, y después consulta los módulos instalados, los idiomas activos, las empresas y su moneda, la zona horaria y la estructura de modelos y campos de tu instancia.
• Escribe cuando ejecutas una acción. En las aplicaciones de CRM, Soporte, Reclutamiento y Cobranza, cada acción se aplica al momento sobre los registros que eliges —hoy, hasta doscientos a la vez en las acciones masivas—, sin plan previo ni punto de restauración. Algunas no se pueden deshacer en Odoo, como fusionar oportunidades, que elimina las absorbidas, y otras tienen efectos en cadena: cerrar una vacante archiva a sus candidatos, que no vuelven al reabrirla, y contratar crea un empleado. Lo mismo ocurre cuando publicas un tablero en Odoo y cuando ensayas un portal, que crea, modifica y borra registros de prueba en la instancia de pruebas que vinculaste.
• En el constructor de sitios, guarda en tu instancia, como archivo público, cada imagen que subes o que su asistente toma de un banco de imágenes; crea una página de vista previa protegida con contraseña; solo publica tus páginas cuando das la orden de publicarlas; y, cuando se lo pides, aplica su paleta al tema o pone el logotipo de tu sitio web, lo que cambia al momento todas sus páginas, también las que no creó el Servicio.
• Escribe tras una aprobación. El Implementador ejecuta los planes que tú o un miembro aprueban. En una implementación por fases se aprueba una sola vez el plan maestro, con sus fases y objetivos; a partir de ahí, y dentro de un tope de créditos, el Servicio planifica, ejecuta y verifica cada fase, con un número limitado de rondas de corrección, sin pedir aprobación paso por paso. Antes de ejecutar cada plan —el de la fase y los de sus correcciones— lo revisa con reglas automáticas y se detiene a consultarte si encuentra pasos de nuestra lista de pasos sensibles —los que cambian los grupos, permisos o reglas de acceso, o la contraseña, el correo de acceso o las empresas de un usuario; guardan código, automatizaciones, tareas programadas o plantillas que Odoo ejecuta; crean o cambian campos, vistas, modelos o páginas del sitio; o cambian directamente parámetros del sistema o el correo de tu instancia, o desinstalan módulos—, pasos que, según los casos que tenemos catalogados, hacen que Odoo borre o regenere configuración existente, o elementos que no pudo comprobar. También se detiene cuando necesita una respuesta tuya, cuando no consigue avanzar y cuando alcanza su tope de créditos. Esas reglas no cubren todo lo que Odoo puede hacer: los demás pasos —entre ellos instalar módulos, cambiar los ajustes de la pantalla de Ajustes de Odoo o los datos de la empresa, y facturar, registrar pagos, contabilizar, validar o confirmar documentos, que según tu configuración pueden generar comprobantes fiscales— se ejecutan sin otra confirmación, y por eso aprobar el plan maestro los autoriza todos.
• Guarda lo necesario para intentar revertir. Antes de crear o modificar registros anota qué crea y los valores que sustituye, salvo los archivos de gran tamaño; si no puede leer esos valores, el paso se ejecuta igual y no se podrá revertir. De las instalaciones de módulos y de las acciones que equivalen a pulsar un botón o completar un asistente de Odoo no guarda nada que permita deshacerlas. Revertir elimina lo que se creó —o lo archiva si Odoo no permite eliminarlo— y restaura los valores anteriores aunque alguien los haya cambiado después. Los límites de la reversión los describe la cláusula 7 de los términos y condiciones.
• Escribe cuando un tercero envía un formulario. Cada envío a uno de tus portales o sitios de empleo crea registros en tu instancia, con los archivos que se adjunten, y ejecuta las acciones que el portal tenga configuradas —como enviar un gasto a aprobación—, sin intervención tuya. Si Odoo rechaza un envío, no se reintenta automáticamente. Las pantallas de consulta de un portal leen tu instancia y muestran a cada persona identificada los registros que le corresponden.
• Opera según lo programado. Las alertas, el brief y los reportes solo leen tu instancia, en las fechas y horas que configuras. Además, mientras exista la conexión, el Servicio borra las páginas de vista previa que él mismo creó en tu sitio web siete días después de su última actualización; si eliminas antes la conexión, quedan en tu sitio y tendrás que borrarlas desde Odoo.

Además, toda escritura pone en marcha la lógica propia de tu instancia: sus automatizaciones, sus borrados en cascada —al eliminar o cambiar un registro, Odoo elimina o recrea otros que dependen de él— y los correos que Odoo envía automáticamente, como la invitación a un usuario nuevo o a una reunión, el aviso a los seguidores de un registro o el correo que tenga configurado una etapa. Esos correos los envía tu instancia con tu servidor de correo, y una vez enviados no se pueden retirar.

En tus repositorios de GitHub, el Desarrollador:

• lee el repositorio vinculado —su estructura y el código de los módulos de Odoo— y la estructura de tu instancia —su versión, los módulos instalados, los campos de cada modelo y los identificadores externos—, sin leer los datos de tu negocio ni escribir en tu instancia;
• guarda sus cambios en commits —cada commit es un lote de cambios que queda en el historial del repositorio— dentro de una rama propia de iNoddo (inoddo/…), una línea de trabajo separada de las tuyas; aumenta el número de versión que figura en el manifiesto —el archivo que describe cada módulo— de los módulos existentes que modifica; y abre contra tu rama de pruebas —o, si no declaraste ninguna, contra la de producción— una solicitud de cambio (PR), es decir, la propuesta que tú revisas antes de incorporarla, cuya descripción mantiene al día: en borrador o, si tu repositorio no admite borradores, como PR normal marcado «[Borrador]» en el título, que se puede fusionar como cualquier otro;
• si el trabajo se detiene a medias —porque necesita una respuesta tuya, se alcanza el tope de créditos del encargo o se agota tu saldo, se acaba el límite de rondas de trabajo o falla una llamada durante el trabajo—, intenta subir lo que tenía preparado como un commit titulado «Avance guardado por iNoddo al detenerse», si pasa las revisiones automáticas; ese commit entra en el PR si ya estaba abierto, y un PR que contiene un avance no está listo para fusionarse. No sube nada si cancelas el encargo ni cuando nuestros servidores se reinician;
• recibe de GitHub el resultado de las compilaciones y comprobaciones que tus sistemas ejecutan sobre sus commits, y los avisos sobre la instalación, los repositorios y el PR.

El Desarrollador no fusiona solicitudes de cambio ni escribe en las ramas que declaras como de producción o de pruebas, ni en las ramas protegidas. Cada commit que sube puede, en cambio, activar lo que tengas conectado a tu repositorio: en Odoo.sh, una rama nueva crea una compilación de desarrollo, y se ejecutan tus procesos de integración continua —las pruebas y despliegues automáticos que tengas configurados—. Desvincular un repositorio impide encargos nuevos y hace que los que estén a medias —en cola, en pausa o esperando tu respuesta— terminen como fallidos la próxima vez que intenten continuar; no detiene la ejecución que esté en marcha en ese momento, que aún puede subir commits y abrir el PR, no retira el permiso y no borra ramas ni PR. Para detener un encargo, cancélalo: se detiene al acabar el paso en curso y lo que ya subió se queda en la rama. Para retirar el acceso, desinstala la aplicación de iNoddo en GitHub o quítale el repositorio; darte de baja del Servicio tampoco lo retira.

Por correo, a raíz de lo que haces en el Servicio, salen hacia personas distintas de ti:

• desde iNoddo, con nuestro remitente: los reportes programados, a las direcciones que indiques; los correos que envías desde los Paneles a los contactos de tu instancia; los enlaces de acceso a tus portales; las invitaciones, los recordatorios, las peticiones de cierre y el plan en PDF de un levantamiento; las invitaciones a leer un documento y los códigos de acceso que se envían a quienes invitas; y las invitaciones a tu espacio de trabajo;
• desde tu instancia de Odoo, con tu servidor de correo: los mensajes que publicas en un registro desde Cobranza, CRM, Soporte y Reclutamiento, que Odoo envía al contacto y a los seguidores del registro; el aviso a la persona a la que asignas un ticket o una actividad; y las invitaciones a reuniones y entrevistas.

Parte de este trabajo continúa sin que estés delante. Un proceso interno revisa con frecuencia —hoy, cada minuto— qué hay pendiente: ejecuta los trabajos programados y pone en marcha las implementaciones por fases y los encargos del Desarrollador aprobados. Si una implementación por fases o un encargo del Desarrollador se interrumpe por un fallo o un reinicio de nuestros servidores, el Servicio lo retoma automáticamente desde el último punto seguro, con un número limitado de reintentos; una implementación que se interrumpió mientras aplicaba un plan espera, en cambio, a que decidas tú. Si falla una alerta, un brief o un reporte programado, esa ejecución se pierde y se intenta de nuevo en su siguiente fecha. Un plan que no es por fases sigue ejecutándose aunque cierres la pestaña, pero su comprobación final solo se hace con la aplicación abierta. Cuando una implementación o un encargo necesita una decisión tuya, falla, se detiene o termina, lo verás en los avisos de la aplicación y, en la mayoría de los casos, quien lo puso en marcha recibirá además un correo; ese correo es una cortesía que puede no llegar, así que no dependas solo de él. Mientras una implementación o un encargo esté en marcha puedes cancelarlo desde la aplicación; cancelar no deshace lo ya aplicado.

De las implementaciones y de los encargos del Desarrollador guardamos un registro: el encargo y la conversación, el plan aprobado, quién lo aprobó y cuándo, cada paso con los valores que escribió y su resultado, los valores anteriores de lo que modificó y la verificación posterior. De los portales y sitios de empleo guardamos lo descrito en el apartado 4; de los reportes, el archivo generado; y de cada correo que sale con nuestro remitente, la dirección del destinatario, el asunto y si se pudo enviar. De las acciones que ejecutas en las aplicaciones de CRM, Soporte, Reclutamiento y Cobranza no guardamos un registro propio: quedan en el historial de tu instancia. El registro de implementaciones y encargos contiene datos de tu instancia, incluidos datos personales de terceros. Lo usamos para mostrarte lo ocurrido, para revertir cuando se puede, para diagnosticar fallos y para acreditar lo ocurrido ante una reclamación o una autoridad. Dentro de tu espacio de trabajo lo ve la persona que puso en marcha cada operación —quien aprobó el plan, hizo el encargo, creó el portal o programó el reporte—; el titular de la cuenta no ve desde la aplicación el de las operaciones de sus miembros, pero si lo necesita como responsable —para atender a un titular de datos, a una autoridad o una reclamación— puede escribirnos y se lo facilitaremos. Si quien la puso en marcha comparte con otros miembros, o con el titular, un documento hecho a partir de ella, estos ven en él, en solo lectura y resumida, la conversación o la implementación de la que salió, con sus fases y los últimos hitos de su registro, si tienen concedida esa sección y acceso a todas las aplicaciones de Odoo. Nuestro personal autorizado solo lo consulta cuando hace falta para darte soporte, investigar un fallo que afecte a tu cuenta o responder a una reclamación sobre esa operación, y no opera desde él en tu instancia. Cuánto se conserva se indica en el apartado 16.

Lo que te corresponde, como responsable de los datos de tu instancia: elegir el usuario de Odoo y sus permisos; revisar los planes antes de aprobarlos y el código antes de fusionarlo; mantener tus propios respaldos, porque no hacemos respaldos de tu instancia; decidir a quién se dirigen los correos que configuras; y contar con la base legal para tratar los datos de terceros e informar de ello en tu propio aviso de privacidad. Nuestras herramientas no están pensadas para datos personales sensibles ni recaban por ti el consentimiento que la ley exige para tratarlos: si los necesitas, obtenlo tú, fuera del Servicio.

Si advertimos que una instrucción parece contraria a la normativa de protección de datos o a los términos y condiciones, podremos avisarte y no ejecutarla hasta que la aclares. El Servicio aplica además límites automáticos —en el número de registros de cada paso, en las operaciones que admite y en el código antes de cada commit— y rechaza lo que los excede; esos límites reducen riesgos, pero no sustituyen tu revisión.

Si una vulneración de seguridad afecta a datos que tratamos por encargo tuyo, te la comunicaremos sin dilación indebida, con la información de que dispongamos —qué ocurrió, qué datos se vieron comprometidos, qué medidas tomamos y qué te recomendamos—, para que puedas informar a sus titulares, y colaboraremos contigo en lo razonable.

El reparto de responsabilidades entre tú y nosotros por estas operaciones, los límites de nuestra responsabilidad y las indemnizaciones se rigen por los términos y condiciones, en particular por sus cláusulas 5, 6, 7, 9, 10, 19, 23 y 24. Nada de esto amplía ni reduce los derechos que la ley te reconoce a ti ni a las personas cuyos datos tratamos por encargo tuyo.

6. Para qué usamos tus datos

Finalidades que no requieren tu consentimiento, por ser necesarias para la existencia y el cumplimiento de la relación jurídica que mantenemos contigo:

• crear y administrar tu cuenta, autenticarte y gestionar tu espacio de trabajo y sus miembros;
• conectar con tu instancia de Odoo y ejecutar las consultas y operaciones que pidas, apruebes o configures, en los términos del apartado 5;
• si usas el Desarrollador, leer los repositorios de GitHub que vincules y escribir en ellos, por tu instrucción, solo en ramas propias de iNoddo y en solicitudes de cambio (PR) para tu revisión;
• guardar, editar, exportar y compartir los documentos que crees, y enviar las invitaciones y los códigos de acceso a las personas con las que los compartas;
• guardar los videos de las demos que compartas y mostrarlos a quien tenga el enlace, hasta que dejes de compartirlos;
• procesar tus pagos, controlar tu consumo de créditos y emitir comprobantes fiscales;
• enviarte comunicaciones operativas: brief, alertas, reportes, avisos del servicio y cambios de plan;
• dar soporte, atender incidencias, investigar fallos y prevenir el fraude y el abuso;
• conservar bitácoras para la seguridad del Servicio y para acreditar lo ocurrido ante una reclamación;
• cumplir obligaciones legales, contables y fiscales, y atender requerimientos de autoridad competente.

Finalidades que sí requieren tu consentimiento y a las que puedes negarte o renunciar sin que ello afecte a tu uso del Servicio:

• enviarte comunicaciones comerciales sobre novedades del producto, contenidos y promociones;
• medir la eficacia de nuestros anuncios y atribuir altas a la campaña que las originó, en los términos del apartado 11;
• elaborar estadísticas agregadas y disociadas para mejorar el Servicio;
• tratar tu voz en el modo Conversación, conforme al apartado 8.

Si no deseas que tus datos se usen para alguna de las finalidades de este segundo grupo, o quieres retirar el consentimiento que hayas dado, escríbenos a [email protected] indicándolo; basta con ese aviso, es gratuito y no necesitas motivarlo. En el caso de la medición y de la voz, además puedes retirarlo desde la propia interfaz.

7. Tratamiento por modelos de inteligencia artificial

Para generar respuestas, el Servicio transmite a proveedores de modelos de lenguaje las instrucciones que escribes y el contexto necesario, que puede incluir fragmentos de datos provenientes de tu instancia de Odoo, los archivos que adjuntes, las respuestas y los comentarios de quienes contestan o leen un levantamiento, el texto de un documento cuando pides ayuda a la IA dentro de él —y, si se lo pides, la conversación o la implementación de la que salió, con lo que en ella respondió tu instancia— y, si usas el Desarrollador, el código de los repositorios que vincules. Esos archivos se alojan en la infraestructura del proveedor del modelo, no en la nuestra.

Del trabajo del Desarrollador conservamos lo necesario para mostrártelo y acreditarlo: el encargo, tus respuestas, las preguntas del modelo, los textos que redacta al terminar —resumen, cómo probarlo y nota final, que pueden citar fragmentos del código—, el enlace a la solicitud de cambio, el estado de las compilaciones y, de cada commit, su asunto, las rutas y huellas (hashes) de los archivos y los avisos de las revisiones automáticas, más una bitácora de pasos sin el contenido. Los archivos del repositorio no los guardamos: viven en tu repositorio.

Esos proveedores actúan como encargados. Tenemos contratada y configurada con ellos la prohibición de conservar el contenido para sus propias finalidades y de entrenar modelos con él.

Lo que no podemos prometerte, y preferimos decirlo: retención cero. Ningún proveedor de los modelos que usamos la ofrece hoy para toda su gama, de modo que pueden conservar el contenido durante periodos breves por motivos de seguridad, detección de abuso y cumplimiento, conforme a sus propias políticas.

Los proveedores vigentes están enumerados en el apartado 10. Si tu organización necesita el detalle contractual por escrito, o restringir el tratamiento a una gama concreta, escríbenos a [email protected].

8. Modo Conversación: tratamiento de tu voz

Si activas el modo Conversación, el Servicio capta el audio de tu micrófono, lo transcribe a texto y sintetiza la respuesta en voz, a través de un proveedor especializado.

Tratamos tu voz con la única finalidad de entender lo que dices y responderte. No la usamos para identificarte ni para verificar tu identidad, no construimos ni almacenamos un patrón o huella de voz, y no la empleamos para entrenar modelos. El audio se trata durante la sesión y no lo conservamos después; la transcripción sigue el mismo tratamiento y la misma conservación que el resto de tus conversaciones.

Como la voz puede considerarse un dato biométrico, el tratamiento se basa en tu consentimiento expreso, que otorgas al activar el modo y que puedes retirar en cualquier momento dejando de usarlo o revocándolo por escrito. No activarlo no afecta en nada al resto del Servicio.

Si al usarlo hay otras personas presentes, corresponde a quien lo activa informarles y obtener su consentimiento antes de hacerlo.

9. Decisiones automatizadas

No adoptamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de modo significativo. No evaluamos tu solvencia, no te puntuamos ni elaboramos perfiles con esa finalidad.

El Servicio sí genera propuestas de forma automatizada —planes de cambio, código, textos, reportes— y ejecuta operaciones en tus sistemas, pero por una instrucción tuya o de un miembro de tu espacio de trabajo, en los términos del apartado 5. Una implementación por fases y un encargo al Desarrollador se aprueban una vez, y el Servicio ejecuta después sus pasos sin pedir una aprobación por cada uno; la decisión de aprobarlos, y la de fusionar el código, sigue siendo tuya.

10. Encargados, subencargados y transferencias

Para operar el Servicio nos apoyamos en los siguientes encargados, que tratan datos por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones. Las remisiones a encargados no requieren tu consentimiento.

• IONOS — Alojamiento de la aplicación, de la base de datos y de los archivos que se guardan en el Servicio, como las imágenes y los PDF de los documentos y los videos de las demos que compartes. Tratamiento en Estados Unidos.
• Anthropic — Procesamiento de las instrucciones y del contexto necesarios para generar respuestas, y almacenamiento de los archivos que adjuntas (gama Pro). Tratamiento en Estados Unidos.
• OpenRouter, que enruta a GMICloud — Procesamiento de las instrucciones y del contexto de la gama Estándar, con recolección de datos y entrenamiento denegados por configuración. Tratamiento en Estados Unidos.
• ElevenLabs — Síntesis de voz y transcripción, únicamente si usas el modo Conversación. Tratamiento en Estados Unidos.
• Stripe — Procesamiento de pagos y suscripciones. Tratamiento en Estados Unidos.
• Mailgun — Envío de los correos del Servicio, tanto los que te enviamos como los que envías a terceros a través de él, y recepción de las respuestas a los tickets de soporte. Tratamiento en Estados Unidos.
• Cloudflare — Red de distribución y protección del sitio: el tráfico entre tu navegador y el Servicio pasa por su red, que protege el Servicio frente a ataques. Tratamiento en Estados Unidos y el centro de datos de su red más cercano a quien se conecta.

Todos ellos tratan los datos en Estados Unidos —la red de Cloudflare, además, en el centro de datos más cercano a quien se conecta, que puede estar en México o en otro país—, de modo que el uso del Servicio implica comunicar datos fuera de México, principalmente a Estados Unidos. Como se trata de encargados, esa comunicación es una remisión y no requiere tu consentimiento; los datos siguen sujetos a las finalidades y límites descritos en este aviso, y tenemos suscritos con ellos los compromisos contractuales que lo sostienen.

Un matiz sobre el procesador de pagos: además de tratar datos por nuestra cuenta, actúa como responsable por derecho propio para prevenir el fraude y cumplir sus propias obligaciones financieras y regulatorias. Ese tratamiento se rige por su aviso de privacidad.

Podemos cambiar de encargado o incorporar otros nuevos. La lista vigente es siempre la publicada en este aviso, y avisaremos de las altas con antelación razonable a los clientes cuyo tratamiento se vea afectado.

Si participas como miembro en el espacio de trabajo de otra persona, su titular ve tu correo, las secciones a las que te da acceso, tu consumo de créditos por función y los enlaces e invitaciones con los que compartas documentos fuera del espacio —con el título del documento, el correo de cada invitado y cuándo se abrió— y los videos de demos que compartas por enlace, que puede retirar: es una comunicación necesaria para la relación que te une con él. Si compartes un documento con otros miembros, verán tu nombre y lo que el documento contiene y, si tienen concedida la sección de la que procede y acceso a todas las aplicaciones de Odoo, también la conversación o la implementación de la que salió, tal como se ve en pantalla; quien pueda editarlo puede pedir a la IA que la lea. Las personas de fuera con las que lo compartas ven el nombre con el que el titular te identifica en el equipo, si te puso uno, también en el correo de invitación; y ese mismo nombre lo ve cualquiera que abra el enlace de un video de demo que compartas.

No vendemos tus datos personales ni los compartimos a cambio de contraprestación. Fuera de lo descrito en este apartado y en el siguiente, no los comunicamos a terceros; solo lo haremos ante autoridad competente cuando exista requerimiento fundado y motivado, o en el marco de una operación societaria que transmita el negocio, informándote de ello.

11. Medición y publicidad

Si lo autorizas, compartimos datos de medición con los siguientes destinatarios para saber qué anuncios generan altas. Van en un apartado distinto del anterior porque su papel es distinto: no tratan los datos sólo por nuestra cuenta, también los usan para sus propios fines. Sin tu consentimiento no se activan y no se les envía nada.

• Google (Analytics 4 y Google Ads) — Medir el uso del sitio público y qué anuncios generan altas, incluida la conversión de una cuenta creada. Tratamiento en Estados Unidos.
• Meta (Facebook e Instagram) — Medir qué anuncios generan altas. Para poder atribuir una conversión se envían tu correo transformado con SHA-256 (un hash), tu dirección IP y los datos de tu navegador: el correo no viaja en claro, pero Meta lo usa para reconocerte entre sus usuarios. Tratamiento en Estados Unidos.

Esto ocurre únicamente en el sitio público y en las pantallas de acceso, nunca dentro de la aplicación: los datos de tu instancia de Odoo, tus conversaciones y tus archivos no se envían a ningún destinatario de publicidad en ningún caso.

Puedes retirar tu consentimiento cuando quieras desde el enlace «Cookies de medición» del pie de página. Al retirarlo se dejan de enviar datos.

12. Cookies y tecnologías similares

Cookies estrictamente necesarias: mantienen tu sesión iniciada y recuerdan preferencias de la interfaz, como el estado del menú o el tema; y, si abres un documento que alguien te compartió, mantienen abierta tu lectura durante doce horas, para que no tengas que volver a abrir el enlace ni escribir la contraseña o el código en cada visita. No se pueden desactivar sin dejar el Servicio inservible, y no se usan para publicidad. Además, si sales de un documento que estás editando con cambios que no llegaron a guardarse —por ejemplo, porque se cortó la conexión—, tu navegador los guarda en tu equipo para subirlos cuando vuelvas a abrirlo, y los borra en cuanto se guardan o si ya no tienes acceso al documento.

Cookies de medición y publicidad: solo en el sitio público y en las pantallas de acceso, y solo si las autorizas. Sirven para saber qué anuncio o qué búsqueda trajo a alguien que acabó creando una cuenta. Las instalan Google y Meta, y guardamos además una cookie propia con el identificador del clic del anuncio y los parámetros de campaña de la dirección con la que llegaste.

Dentro de la aplicación no hay ninguna cookie de publicidad ni de medición de terceros.

Cómo se decide: si navegas desde el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, nada de la medición se activa hasta que lo aceptas expresamente. Desde el resto de países se activa por defecto y puedes desactivarla cuando quieras. En ambos casos, el enlace «Cookies de medición» del pie de página te permite cambiar la decisión, y al retirarla se dejan de enviar datos.

Puedes bloquear las cookies desde tu navegador, pero en tal caso el inicio de sesión dejará de funcionar.

13. Tus derechos ARCO

Tienes derecho a Acceder a tus datos personales, a Rectificarlos cuando sean inexactos o incompletos, a Cancelarlos cuando consideres que no se requieren para las finalidades señaladas y a Oponerte a su tratamiento para fines específicos.

Para ejercerlos, envía una solicitud a [email protected] que incluya: tu nombre y un medio para comunicarte la respuesta; documento que acredite tu identidad o la representación legal de quien actúe por ti; descripción clara de los datos y del derecho que ejerces; y cualquier elemento que facilite su localización. Si se trata de una rectificación, indica además la corrección y acompaña lo que la sustente.

Responderemos tu solicitud en un plazo máximo de veinte (20) días, que podremos ampliar una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias del caso lo justifiquen, informándote del motivo. De resultar procedente, la haremos efectiva dentro de los quince (15) días siguientes a la comunicación de la respuesta.

El ejercicio de estos derechos es gratuito, sin perjuicio de los gastos justificados de envío o de reproducción en soportes que en su caso correspondan. Salvo que nos indiques otro medio, responderemos al correo electrónico desde el que nos escribas.

Podremos negar el acceso, la rectificación, la cancelación o la oposición en los supuestos que la ley prevé; en tal caso te lo comunicaremos de forma motivada.

14. Revocación del consentimiento

Puedes revocar el consentimiento que nos hayas otorgado escribiendo a [email protected], siguiendo el mismo procedimiento que para los derechos ARCO. Confirmaremos la revocación y dejaremos de tratar los datos para la finalidad revocada.

Ten en cuenta que, en ciertos casos, la revocación puede impedir la continuidad del Servicio o estar limitada por obligaciones legales que nos exijan conservar determinada información.

15. Limitación del uso y divulgación

Además de los derechos anteriores, puedes solicitar que limitemos el uso o la divulgación de tus datos escribiendo a [email protected]. Atenderemos la solicitud en los términos de la normativa aplicable y te confirmaremos su procedencia y el plazo en que surte efecto.

En particular, puedes pedirnos que dejemos de enviarte comunicaciones comerciales, y lo haremos sin coste y sin que afecte al resto del Servicio.

16. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos de tu cuenta mientras la mantengas activa. Tras la baja, los suprimimos o disociamos dentro de los noventa (90) días naturales siguientes, salvo los que debamos conservar por obligación legal o para la defensa de posibles reclamaciones. Con criterio orientativo:

• Cuenta, perfil y conversaciones: mientras la cuenta esté activa, y hasta noventa (90) días después de la baja.
• Credenciales de conexión: se eliminan en el momento en que borras la conexión correspondiente, y en todo caso al darte de baja. Borrar la conexión no deshace lo que el Servicio escribió en tu instancia. La dirección (URL) y el nombre de la base de datos de cada instancia que conectas se conservan mientras exista tu cuenta, para impedir que una misma instancia se use en varias cuentas.
• Registro de operaciones del Implementador —planes, pasos, valores anteriores y verificaciones—: mientras exista la conexión con la instancia a la que se refiere. Se elimina al borrar esa conexión, y con él la posibilidad de revertir; la conversación en la que se preparó cada plan, que muestra los planes y el resultado de sus pasos, se conserva con el resto de tus conversaciones.
• Datos del Desarrollador (cuentas de GitHub conectadas, repositorios vinculados, encargos y el registro de sus commits): mientras la cuenta esté activa, y hasta noventa (90) días después de la baja. Desvincular un repositorio conserva el historial de sus encargos; borrar la conexión con la instancia lo elimina. El código vive en tu repositorio y se rige por tu relación con GitHub.
• Archivos adjuntos: mientras los necesite la conversación a la que pertenecen, y se eliminan con la cuenta. Su conservación en la infraestructura del proveedor del modelo se rige además por las políticas de ese proveedor.
• Audio del modo Conversación: nosotros no lo conservamos tras la sesión; el proveedor de voz puede conservarlo por un periodo breve conforme a su propia política.
• Registros de facturación y comprobantes fiscales: cinco (5) años, por exigencia de la legislación fiscal.
• Bitácoras técnicas y de seguridad: hasta doce (12) meses.
• Envíos y solicitudes de acceso de los portales, y postulaciones de los sitios de empleo: mientras exista la conexión con la instancia de la que dependen; se eliminan al borrarla o, si el cliente responsable se da de baja, dentro de los noventa (90) días siguientes. Respuestas de levantamientos: hasta que el cliente responsable elimine el levantamiento o, si se da de baja, dentro de los noventa (90) días siguientes.
• Documentos, con sus versiones, sus imágenes y sus copias en PDF, y los datos de quienes los leen fuera del espacio de trabajo —el correo de cada invitado, sus códigos de acceso y el registro de accesos—: mientras exista la cuenta a la que pertenecen, y hasta noventa (90) días después de su baja. Al borrar un documento deja de verse al momento, y se eliminan sus imágenes, sus copias en PDF, sus enlaces, sus invitaciones con el correo de cada invitado, sus códigos y el registro de accesos; su texto, sus versiones y su bitácora interna se conservan, sin que nadie pueda abrirlos desde la aplicación, hasta la baja de la cuenta o hasta que el cliente nos pida suprimirlos. Si quien creó un documento deja el espacio de trabajo, el documento se conserva entero, sin que nadie pueda abrirlo desde la aplicación mientras esa persona no vuelva, y lo que compartió fuera deja de abrirse; se elimina con la baja de la cuenta o antes, si el cliente nos lo pide. El correo de cada invitado figura además en el registro de correos enviados, que se conserva mientras exista la cuenta de quien lo invitó, aunque se borre el documento o se retire la invitación. Borrar la conversación de la que procede un documento no lo borra.
• Videos de las demos que compartes por enlace, con sus subtítulos y capítulos: mientras los compartas. Al dejar de compartir uno se elimina en ese momento de nuestros servidores, y nuestras copias de seguridad no los incluyen. También se eliminan al borrar la demo, si quien lo compartió deja el espacio de trabajo y con la baja de la cuenta. Del video eliminado conservamos solo un registro sin su contenido —quién lo compartió, cuándo, su tamaño, cuántas veces se vio y cuándo dejó de compartirse— mientras exista la cuenta. El video que grabas y no compartes no sale de tu computadora: lo guarda tu navegador.
• Reportes generados: mientras exista el reporte programado que los produce.
• Registro de los correos enviados a través del Servicio —destinatario, asunto y resultado del envío—: mientras exista tu cuenta.
• Datos de medición publicitaria: el plazo que fije el destinatario en su propia política, y en nuestra cookie propia, hasta que retires el consentimiento.

Transcurridos los plazos, los datos se suprimen o se disocian de forma que no puedan asociarse contigo. Las copias de seguridad de nuestra base de datos se renuevan por rotación —guardamos las más recientes y una por mes, hasta doce— y conservan los datos borrados mientras dura esa rotación. Los archivos adjuntos a los tickets de soporte se conservan hasta doce (12) meses después de cerrado el ticket, o menos si nos pides eliminarlos antes; si te das de baja, se suprimen dentro de los noventa (90) días siguientes.

17. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales frente a daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizados. Entre ellas: cifrado de las credenciales de conexión mediante AES-256-GCM, almacenamiento irreversible de contraseñas, cifrado del tráfico en tránsito, control de acceso por cuenta y por espacio de trabajo, registro de actividad y restricción del acceso del personal a lo estrictamente necesario.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa a tus derechos patrimoniales o morales, te lo notificaremos sin dilación indebida, describiendo lo ocurrido, los datos comprometidos, las recomendaciones que puedas adoptar y las acciones correctivas emprendidas.

18. Menores de edad

El Servicio está dirigido a personas mayores de edad en el ámbito profesional. No recabamos conscientemente datos de menores; si detectamos que se han proporcionado, los suprimiremos. Si consideras que un menor nos ha proporcionado datos, escríbenos y procederemos a su supresión.

19. Si te encuentras en la Unión Europea, el EEE o el Reino Unido

Cuando el Reglamento General de Protección de Datos o su equivalente británico resulten aplicables a un tratamiento, las bases jurídicas que invocamos son: la ejecución del contrato, para las finalidades del primer grupo del apartado 6; nuestro interés legítimo en mantener la seguridad del Servicio y prevenir el fraude; el cumplimiento de obligaciones legales; y tu consentimiento para las finalidades del segundo grupo.

Además de los derechos ARCO, podrías tener derecho a la portabilidad de tus datos, a la limitación del tratamiento, a oponerte a tratamientos basados en interés legítimo y a presentar una reclamación ante la autoridad de control de tu país.

Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se amparan en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o en el mecanismo que resulte aplicable en cada caso, junto con las medidas complementarias que procedan.

Si tu organización necesita un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del Reglamento, lo suscribimos a solicitud. Escríbenos a [email protected] y te indicaremos el procedimiento.

20. Si te encuentras en Estados Unidos

No vendemos datos personales ni los compartimos para publicidad conductual entre contextos, en el sentido que la legislación de privacidad de California y otras leyes estatales dan a esos términos.

Si resides en un estado que reconozca derechos de acceso, corrección, supresión o portabilidad sobre tus datos personales, puedes ejercerlos escribiendo a [email protected]. No te trataremos de forma distinta por haberlos ejercido.

21. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso por cambios legales, del Servicio o de nuestras prácticas. Publicaremos la versión vigente en inoddo.com indicando su fecha de actualización. Si el cambio es sustancial —en particular si amplía las finalidades, incorpora nuevos destinatarios o cambia lo que el Servicio hace en tus sistemas según el apartado 5—, te avisaremos por correo electrónico o dentro de la aplicación con al menos quince (15) días naturales de antelación, salvo que el cambio lo imponga la ley o una autoridad, o que corrija la descripción de un tratamiento que ya se realiza: en esos casos lo publicaremos y te avisaremos de inmediato. Los cambios del apartado 5 que alteren lo que autoriza la aprobación de un plan se rigen además por la cláusula 26 de los términos y condiciones.

22. Autoridad

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, o que en el tratamiento existe alguna violación a la normativa aplicable, puedes acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno del Gobierno de México, que es la autoridad competente en la materia, para presentar la denuncia o iniciar el procedimiento que corresponda.

Te agradeceremos que, antes de hacerlo, nos des la oportunidad de atender tu inconformidad directamente.

23. Idioma

Este aviso se redactó originalmente en español. Cualquier versión en otro idioma es una traducción de cortesía y, en caso de discrepancia, prevalece la versión en español.

24. Contacto

Departamento de Datos Personales: [email protected].

Domicilio: Calle Nayarit 2901, C.P. 36057, Ciudad de México, México.